Les professionnels des relations publiques d’aujourd’hui utilisent des applications numériques pour travailler plus vite et plus intelligemment. C’est particulièrement vrai pour les créateurs de contenus qui en ont besoin pour rester au sommet de l’industrie et des nouvelles tendances. Le New York Times, par exemple, publie quotidiennement quelque 700 articles, 600 photos, 14 diaporamas et 50 vidéos. Les applications ne sont plus des nouveautés, mais sont devenues des outils nécessaires pour améliorer l’efficacité de la production, augmenter les revenus et générer de nouvelles affaires
De plus, ces applications sont vendues dans une fourchette de prix abordables, ce qui a pris de court les fabricants de logiciels traditionnels. Les coûts exorbitants des licences ou des progiciels sont chose du passé : tout le monde salue les frais mensuels modiques!
Les sociétés de logiciels traditionnelles comme Adobe et Microsoft ont déjà effectué ce changement avec les applications Creative Cloud et Office, respectivement, et sont maintenant en mesure d’offrir une utilisation de services logiciels à la carte. Office est même offert dans Apple iStore.
Les plateformes n’ont pas d’incidence.
Ce ne sont pas les outils que vous utilisez qui importent le plus, mais plutôt ce que vous pouvez faire de plus avec ces programmes et ces applications sur des ordinateurs de bureau, des tablettes, des navigateurs et des téléphones intelligents. Des écosystèmes de logiciels intégrés font table rase des jardins fermés ou des applications qui ne partagent pas de données avec d’autres applications et fonctionnent dans leurs écosystèmes.
Nous avons parlé avec des dirigeants de relations publiques partout au Canada au sujet des outils dont ils ne pouvaient pas se passer et nous leur avons présenté des idées sur la façon de les utiliser conjointement avec d’autres outils. Tous ces outils sont offerts gratuitement (bien que les versions payantes améliorent vos capacités) et peuvent être utilisés sur un téléphone intelligent ou un ordinateur de bureau avec connectivité en nuage.
Applications pour la découverte et la production de contenus
1. Google Apps
C’est à dessein que nous avons inclus Google comme premier outil indispensable du professionnel des relations publiques d’aujourd’hui. Google Apps offre aux utilisateurs un traitement de texte efficace ainsi que des applications de présentation et de feuilles de calcul. Ce qui le distingue, cependant, c’est la façon dont il permet aux équipes de travailler en collaboration. Grâce à Hangouts et à Drive, deux utilisateurs de Google peuvent partager des écrans ou travailler simultanément à l’intérieur d’un document. Cette fonctionnalité permet des économies de milliers de dollars par utilisateur, par rapport à ce qu’il en coûtait par le passé pour faire la même chose de manière efficace.
Au-delà d’une suite Office de base, Google Apps comporte des outils comme Draw, qui peuvent être utilisés pour créer des plans et des structures de sites. L’application de feuilles de calcul, Sheets, s’intègre avec une application appelée Forms, laquelle vous permet de créer des enquêtes, de sondages et même des tests interactifs. Tout cela est fait dans le nuage et dans le navigateur de votre choix. Google donne même à ses utilisateurs personnels gratuits 10 Go de stockage en nuage; les versions payantes pour les entreprises offrent 1 To par utilisateur.
Coût : Google Apps, comme Gmail, est gratuit pour tous les utilisateurs individuels. Pour les entreprises qui recherchent une solution de messagerie Gmail professionnelle (avec Google Apps), les coûts varient entre 5 $ et 10 $ par mois par utilisateur, selon le niveau d’administration ou les fonctions de vérification dont votre entreprise a besoin.
2. Evernote
Evernote est un outil d’écriture de type Word grâce auquel vous pouvez stocker divers formats et fichiers multimédias et les partager sur l’ensemble de votre écosystème numérique. Le fichier que vous créez, ou que vous avez puisé sur Internet à l’aide de l’outil de découpage Web d’Evernote, s’enregistre en tant que « notes » dans des « calepins » de la même façon que vous enregistrez des fichiers dans des dossiers sur votre ordinateur. Une autre caractéristique unique réside dans la façon dont vous pouvez marquer ces notes et ces calepins pour les rendre plus faciles à trouver.
Pour Martin Waxman, hôte du baladodiffuseur Inside PR et président de Communications Waxman, ses calepins physiques étaient devenus plus des éléments de style que des objets fonctionnels.
« J’avais l’habitude d’avoir des tonnes de calepins remplis d’idées, de faire des listes, des résumés de réunion – ces cahiers remplissaient mes tablettes », a déclaré Martin Waxman. « Je dois admettre que je ne les consultais pas beaucoup. »
Sa conversion à Evernote lui a permis d’enregistrer des articles et des notes sur l’ensemble de ses appareils et ces documents demeuraient faciles à consulter. Les entreprises peuvent configurer leurs équipes de travail dans Evernote avec une fonction de travail de coopération, de manière semblable à Drive de Google.
Coût : La version gratuite vous permet de créer des notes, de les organiser et de les partager au sein des applications de bureau et dans le navigateur. Il vous en coûtera 57,99 $ par an et par utilisateur pour des fonctionnalités supplémentaires de l’outil, lesquelles organisent tous vos documents (PDF, .docs) et les marquent avec la même facilité que les notes au sein du programme.
3. Feedly
Feedly se hisse en haut de l’échelle avec des fonctions de lecteur RSS après que Google ait abandonné son très apprécié Google Reader et dirigé son attention vers ses autres outils, comme Google Plus.
« C’est la meilleure façon de suivre tout ce qui se passe en temps réel », soutient Joe Thornley, partenaire principal de la firme de relations publiques Thornley Fallis d’Ottawa.
Feedly est préchargé de flux de contenus sur des sujets comme la technologie, la commercialisation et le design; il vous permet donc d’élaborer des flux de sites ou de thèmes choisis au moyen de recherches. À cette valeur s’ajoute son intégration avec d’autres applications comme Evernote, Google et Dropbox. Il peut vous envoyer des notifications de contenus pertinents à vos requêtes de recherche tout en conservant également une trace de ce que vous avez lu et de ce que vous n’avez pas lu.
Coût : La version gratuite de Feedly vous permet d’organiser les flux de contenus et de suivre ce qui a été lu.
La version améliorée, au coût de 3,95 $/mois, permet des sauvegardes de contenus automatisées grâce à des intégrations avec Evernote et Dropbox, et tend vers les outils bureautiques tels que IFTTT ou If This Then That (Si ceci alors cela).
4. Diigo
Le second choix de Joe Thornley est Diigo, une application de signets et d’annotations de pages Web. Comme Evernote, il vous permet d’enregistrer des articles pour une lecture ultérieure, mais il vous permet également de travailler en collaboration avec vos collègues en partageant des commentaires directement sur des pages Web. Les équipes travaillant sur Diigo peuvent commenter, annoter et souligner des sites Web de manière à ce que leurs commentaires puissent être vus par les autres membres de l’équipe, de la même façon qu’ils utilisent les fonctions d’ajout de commentaires dans des documents PDF ou Word.
Coût : La version gratuite de Diigo restreint le nombre d’annotations qui peuvent être faites et la quantité de contenu qui peut être partagée. Les versions mises à niveau, qui vont de 5 $ à 59 $ par année, retirent ces limites et ajoutent le stockage de documents et les annotations sur des documents PDF.
5. Snapseed
Les photos sont un élément de plus en plus important des médias sociaux. Le point : Instagram est le réseau social qui connaît la plus forte croissance avec un contenu sur la plateforme de photos seulement qui reçoit une participation plus active que les affichages de photos sur Twitter. Snapseed offre aux utilisateurs un outil d’édition de photos plus détaillé qui est livré standard sur les appareils iOS ou Android. Ses fonctionnalités vous permettent des manipulations précises d’ombres et de lumière à l’aide d’un histogramme, ainsi que des retouches au pinceau comme avec Photoshop.
Coût : Gratuit
Applications pour la productivité
6. Trello
Trello vous permet de mettre en place des babillards électroniques sur lesquels vous ajoutez des commentaires, des fichiers et des dates d’échéance comme sur un pense-bête virtuel. Bien que Google Apps et Evernote soient conçus comme des solutions de travail en coopération, ils ne sont pas destinés à la gestion de projet. Trello permet aux équipes de communiquer les unes avec les autres et d’avoir une ligne de mire directe sur les projets, les échéances et les travaux achevés. Pour Nikki Lamb Tudico, présidente de Lamb Creative Group, Trello est un outil essentiel.
« Trello garde les choses visuellement actives et organisées », déclare Nikki Tudico, qui s’appuie sur les notifications poussées et l’interface visuelle de l’application mobile de Trello pour suivre ses projets.
Le programme s’intègre également à Google et Dropbox, ce qui vous permet de partager des fichiers de chaque outil de stockage en nuage.
Coût : Trello est gratuit, mais comprend une option de mise à niveau vers la classe professionnelle pour 3,75 $ par mois. Ce niveau permet à un gestionnaire de partager des tableaux en lecture seule avec des ressources externes ainsi que de supprimer des utilisateurs de tableaux d’une société sans en perdre les contenus ni les travaux.
7. Dreamdays
La deuxième recommandation de Nikki Tudico est Dreamdays, qui fournit un compte à rebours et des rappels d’événements, d’échéance ou d’objectifs importants de la vie. « Nous travaillons tous très fort, mais il est important de ne pas perdre de vue la perspective sur les choses qui comptent vraiment dans la vie afin de ne pas nous épuiser », affirme-t-elle. « Recevoir des rappels sur les choses qui me tiennent à cœur me procure une motivation constante à l’égard des tâches que j’ai à accomplir. »
Coût : Gratuit
8. Slack
Slack fonctionne de manière similaire à Trello, mais est plus axé sur le clavardage que sur la gestion de projet. Ce qui rend Slack unique, ce sont ses outils permettant aux développeurs de partager un code. Plus les relations publiques se font sous forme numérique, plus la possibilité de partager facilement des extraits de code ou d’écrire dans des fichiers .CSS ou .HTML prend de la valeur. Slack est doté d’un outil d’édition de texte où vous pouvez noter et enregistrer un code. Il s’intègre également à des centaines d’autres plateformes, ce qui en fait l’un des outils de travail de collaboration les plus modulaires offerts.
Coût : La version gratuite de Slack permet aux utilisateurs d’intégrer 10 applications externes tout en travaillant avec la pleine fonction de collaboration, telle que détaillée ci-dessus. Une mise à niveau payante de 6,67 $ à 12,50 $ par utilisateur et par mois permet des intégrations illimitées d’applications externes en plus de nouvelles formes d’archivage de courriels et de stockage de clavardage (également conformes aux exigences gouvernementales)
9. Dropbox
Avec un compte Dropbox, vous pouvez partager des dossiers remplis de fichiers avec toute personne qui dispose d’un navigateur Internet sans convertir les dossiers en fichiers .zip. Par l’intermédiaire de liens partagés dans des courriels et grâce à un compte Dropbox, vous pouvez contourner les restrictions de mémoire de partage de fichiers par courrier électronique. Dropbox s’intègre également à des centaines d’applications – en poussant des fichiers dans l’application en toute transparence. Sa popularité est l’un de ses plus grands avantages. En utilisant Dropbox comme disque dur de facto, vous pouvez interagir avec plus de sites à l’aide de votre téléphone intelligent, ce qui vous permet de télécharger des fichiers ou de sauvegarder votre contenu pendant que vous êtes en déplacement.
Coût : Dropbox est gratuit. Les utilisateurs peuvent également s’inscrire pour obtenir gratuitement 10 Go de stockage en nuage. La version payante offre 1 To de stockage en nuage pour 10,99 $ par mois.
10. If This Then That (IFTTT)
IFTTT est un outil d’automatisation qui permet aux applications d’effectuer des actions conjointement les uns avec les autres en utilisant la formule « Si X se produit, alors faites Y ». Cela vous permet de créer des actions automatisées qui rationalisent le flux de travail, améliorent les temps de réponse et recueillent des données. Vous pouvez utiliser IFTTT pour faire des choses simples comme sauvegarder automatiquement des photos prises dans Instagram pour un compte Dropbox, ou faire des activités complexes comme recevoir des notifications par messages texte sur les taux de conversion de votre site Web ou lorsque des concurrents font des mises à niveau logicielles sur leurs sites Web.
Coût : Gratuit
Applications pour campagnes promotionnelles
11. Eventbrite
La gestion et la promotion d’événements sont des fonctions clés des professionnels des relations publiques. Le service Web et l’application Eventbrite aident les spécialistes en commercialisation à convier des clients, à vendre des billets et à communiquer avec des participants, avant et après l’événement. L’outil vous permet de choisir les personnes qui verront votre page de l’événement, le nombre de personnes qui pourront s’inscrire à l’événement et le prix des billets. Les billets peuvent être téléchargés immédiatement au moyen d’un courriel automatisé envoyé à l’acheteur par le programme, consultés par l’entremise du compte de l’acheteur ou affichés dans une liste d’inscription par les hôtes à l’intérieur de l’application. Pour le paiement des billets, l’outil accepte les paiements en ligne sécurisés, au moyen de PayPal ou d’une carte de crédit, et ses formulaires peuvent être intégrés dans votre site Web.
Coût : Pour des événements gratuits, l’utilisation de l’application est gratuite. Pour le commerce électronique lié aux événements, l’application facture aux hôtes 2,5 % du prix des billets, plus des frais de service de 0,99 $ par billet, ainsi que des frais de traitement de paiement de 3 % en dollars US.
12. Sidekick
Sidekick est un outil de surveillance de courriels qui vous avertit lorsqu’un courriel a été lu au moyen de notifications poussées sur votre téléphone intelligent et de fenêtres contextuelles dans le navigateur de votre choix. Une surveillance de ce genre est facile avec des outils d’envoi massif tels que Hubspot, Pardot ou Mail Chimp, mais n’est pas disponible sur la messagerie électronique personnelle. Cela vous aide à personnaliser la messagerie pour qu’elle soit lue et vous laisse planifier adéquatement vos appels et courriels de suivi. Cet aperçu vous donne immédiatement une idée de l’efficacité de votre écriture de courriels et vous indique si d’autres messages sont requis pour atteindre des particuliers.
Coût : 10 $ par mois et par utilisateur