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Les pires cancres sont parfois les personnes intelligentes. C’est-à-dire, quand il s’agit d’écrire.  En voulant montrer leur savoir, ils ennuient leurs lecteurs avec des phrases malhabiles à la forme passive qui s’avèrent peu efficaces pour communiquer leur message, et encore moins pour témoigner de leur intelligence. Michael Sider, professeur adjoint, Communications de gestion, Ivey Business School, nous a parlé de l’origine de ce phénomène et de ce que les personnes vraiment intelligentes devraient plutôt faire.

 

Q : Pourquoi la qualité de la rédaction est-elle si importante dans les communications d’entreprise?

MS : La façon dont vous vous exprimez par écrit en dit long sur le caractère de votre entreprise. Un texte bien écrit transmet l’information de façon claire, et cette clarté permet à une entreprise de s’imposer au sein d’un marché. Les gens ne peuvent pas prendre de décisions éclairées – qu’il s’agisse de décisions liées à des placements, des produits de consommation ou des carrières – s’ils ne vous comprennent pas.

Un texte bien écrit consolide votre marque. Par exemple, Bombardier a adopté dans ses communications d’entreprise un style privilégiant une structure de phrase et un choix de mots créant une impression d’énergie, d’envol et de mouvement – autant de concepts tout à fait appropriés pour incarner ce qui constitue l’essence de la marque de ce fabricant d’équipement de transport. Voici un exemple tiré du rapport annuel de l’entreprise :

Les rédacteurs parviennent à ce résultat en utilisant à la puissance évocatrice du silence, avec des phrases courtes et directes créant un temps d’arrêt. Leur utilisation des répétitions, du rythme et de l’équilibre stylistique crée pendant la lecture l’impression que le monde est en mouvement, tout comme Bombardier.  Ce que les rédacteurs de Bombardier font particulièrement bien est de trouver un équilibre et de savoir quand utiliser et ne pas utiliser ces procédés narratifs. Ils n’en font pas trop.

 

Q : Pourquoi avons-nous tant de mal à écrire dans un langage simple et clair quand il s’agit de documents d’entreprise?

MS : Je crois que certaines personnes pensent, à tort, qu’un langage empesé et complexe est synonyme d’intelligence. Je suis d’accord avec Jack Welch, qui a déjà affirmé que c’est le contraire qui est vrai en fait (du moins dans le monde des affaires). Les personnes qui ont les idées claires et ordonnées s’expriment simplement. Beaucoup de ces phrases qui se gravent dans notre esprit sont très simples : « Savoir, c’est pouvoir », « Ne pleurez pas sur les pots cassés » ou « Il ne suffit pas de survivre ». Les Dix Commandements sont écrits dans un langage simple et clair pour une bonne raison : il faut qu’on s’en souvienne. La meilleure façon d’indiquer à vos clients que vous ne souhaitez pas qu’on vous comprenne ou qu’on se souvienne de vous est d’écrire de façon complexe.

 

Q : D’où nous vient cette tendance à utiliser un jargon technique (page en anglais)? Pourquoi tombons-nous dans ce piège?

MS : Oui, cette distinction entre le fait d’écrire des phrases axées principalement sur des noms, plutôt que sur des verbes et des actions, est l’une des caractéristiques fondamentales d’un texte bien écrit. Il y a plusieurs années, alors que j’étais étudiant au doctorat, j’enseignais l’écriture durant l’été au Johns Hopkins Center for the Advancement of Academically Talented Youth, un établissement réputé pour les élèves doués. Un des premiers sujets abordés dans ce cours était l’importance d’écrire en utilisant des verbes, ce qui montre bien qu’il s’agit d’un concept fondamental. Les phrases expriment des actions. Cela est particulièrement vrai en rédaction commerciale, parce le monde des affaires est intimement lié à l’activité. Les gens achètent et vendent des choses. Les bons rédacteurs rendent compte de cette activité, ils la révèlent, dans leurs écrits. Selon Richard Lanham, qui est un merveilleux spécialiste de l’écriture, il faut se poser les questions suivantes : « Qui frappe qui? », « Qui fait l’action? » Il faut ensuite s’assurer que l’acteur, la personne qui agit, est bien défini et précède l’action : « J’ai acheté les titres de participation ». En abordant la rédaction d’un texte de cette façon, l’action et l’acteur apparaissent clairement. Les noms occupent une place centrale dans la pensée, mais tous ceux qui rédigent bien savent que les verbes jouent le rôle principal. Afin d’éviter la voix passive, il faut s’assurer que la phrase est fondée sur l’action, pas sur le nom. Respectez cette règle et tout le reste deviendra clair.

Je crois que beaucoup de gens ont tendance à écrire des phrases axées sur des noms parce que ceux-ci semblent avoir plus de poids que les verbes. Ils transmettent des concepts, par exemple, et l’intelligence est fondée sur la capacité de comprendre des concepts. Les gens écrivent donc des phrases avec des noms pour avoir l’air intelligent et donner de l’importance à leurs écrits. Cependant, le poids de tous ces noms tend à obscurcir le sens de votre propos plutôt qu’à le rendre plus intelligible, et il rend aussi votre texte très dense. Un texte dense et obscur n’est pas vendeur.

Vous n’avez pas besoin d’écrire dans un style complexe pour avoir l’air intelligent. Voici un excellent exemple. Des chercheurs ont pris cet extrait d’un rapport annuel et demandé à un dirigeant d’entreprise très prospère de l’améliorer.

Voici le texte révisé par Warren Buffet :

La différence saute aux yeux. Il n’y avait aucun acteur dans le texte original. M. Buffet l’a réécrit et, tout à coup, il y a un acteur dans chaque phrase. Malheureusement, beaucoup de textes de nature commerciale ressemblent à ce premier exemple. (Extrait de : USA Today, 14 octobre 1991, repris dans Richard Lanham, Revising Business Prose, quatrième édition, p. 54-55.)

 

Q : Quels sont les principaux éléments associés à la rédaction de documents dans un langage simple?

MS : Utilisons l’exemple ci-dessus.

  • Utilisez des pronoms
    • « Les décisions relatives à la gestion de l’échéance et de la durée sont prises… »
    • « Nous tenterons de réaliser des profits… »
  • Centrez vos phrases sur des verbes plutôt que sur des noms
    • « La structure du portefeuille en lien avec les échéances… »
    •  « Nous détiendrons… », « Nous nous concentrerons… », « Nous achèterons… »
  • Évitez le passif
    •  « Les ajustements visant à abréger l’échéance et la durée sont effectués dans le but de limiter les pertes en capital… »
    • « Nous nous concentrerons sur la conjoncture globale et nous ne prendrons aucune décision fondée sur des considérations à court terme. »
  • Éliminez autant de prépositions que possible, car elles centrent les phrases sur des noms
    • « La structure du portefeuille en lien avec les échéances fait l’objet d’ajustements en prévision des variations cycliques des taux d’intérêt. »
    • « Et, à l’inverse, si nous entrevoyons une évolution marquée vers des taux d’intérêt plus faibles, nous achèterons des obligations à long terme. »

Q : Que conseillez-vous aux gens qui sont obligés d’écrire, mais qui manquent de formation ou d’entraînement? Par exemple, un nouveau dirigeant ou un technicien promu à un poste de gestion.

MS : Suivez un bon cours en rédaction commerciale, c’est-à-dire un cours qui vous mettra en contact avec les types les plus courants de documents commerciaux – l’art de bien écrire les courriels, les lettres, les résumés et les rapports.  Assurez-vous également que le cours accorde une attention spéciale au processus de révision et que le processus d’apprentissage repose sur la rédaction et la révision d’une grande quantité de textes. On apprend à écrire en écrivant et en recevant des commentaires constructifs sur nos textes, alors un bon cours doit mettre l’accent sur la pratique et sur la critique.

About Laurie Smith

Laurie Smith est vice-présidente, marketing à la clientèle chez Cision.